تایپ و تکمیل کلیه بندهای فرمهای اطلاعات پایه صادرکنندگان در دو نسخه فارسی و انگلیسی می بایست ممهور به مهر برجسته سازمان و به امضای رئیس سازمان بازرگانی و معاون توسعه تجارت خارجی سازمان رسیده باشد.

اخذ تأییدیه از اتاق بازرگانی صنایع و معادن (در مورد تعاونیها و اتحادیه های تعاونی از اتاق تعاون ذیربط)

ارائه تصویر کارت بازرگانی معتبر به نام صادرکننده کالا. 

مشخصات مندرج در کارت بازرگانی با پروانه های صادراتی و فرمهای تکمیلی فارسی و لاتین مغایرت نداشته باشد.(در صورتیکه متقاضی اعم از حقیقی و یا حقوقی دارای دو آدرس پستی و یا بیشتر باشد، می بایست حداقل دو آدرس پستی را در
فرم های فارسی و لاتین قید نماید.)

ارائه تصویر آگهی تأسیس شرکت و آخرین تغییرات روزنامه رسمی. (برای اشخاص حقوقی)

در مورد واحدهای تولیدی و صادراتی ارائه پروانه بهره برداری جهت درج در پرونده درخواست گردد ولی ارائه تصویر آن الزامی نمی باشد.

یکی از شروط اساسی عضویت در بانک اطلاعات صادرکنندگان دارا بودن پروانه های صادراتی حداقل به میزان یکصد هزار دلار (و یا معادل آن به سایر ارزها و یا ترکیبی از ارزها) می باشد و در صورتیکه صادرکننده ای مجموع صادرات وی طی یک و یا دو و یا حداکثر 3 سال اخیر به یکصد هزار دلار رسیده باشد، عضویت وی با رعایت سایر بندهای دستورالعمل بلامانع است.

تایپ و تکمیل فرم فهرست اقلام صادراتی بر مبنای بالاترین ارزش دلاری پروانه های صادراتی حداکثر برای 3 سال اخیر و درج امضای رئیس سازمان بازرگانی، معاون توسعه تجارت خارجی و مهر برجسته سازمان در ذیل آن الزامی می باشد.

اطلاعات وزن و ارزش دلاری مندرج در فرم فهرست اقلام صادراتی با جمع کل وزن و ارزش دلاری مندرج در بند 22 فرمهای فارسی و لاتین می بایست مطابقت داشته باشد.

ارائه تصویر خوانا پروانه های صادراتی برای حداکثر سه سال اخیر مجموعاً حداقل به میزان یکصد هزار دلار (اخذ تصویر پروانه های صادراتی بیشتر از یکصد هزار دلار الزامی ندارد.)

مهر گمرک خروجی در ظهر پروانه های صادراتی مشخص گردد.

بنگاه هایی که صادرات خود را از سال 85 شروع نموده اند (اولین سال شروع صادرات) می بایست ارزش صادرات آنها حداقل یکصد هزار دلار باشد. (درصورتیکه میزان صادرات در سال 85 کمتر از یکصد هزار دلار باشد، صادرکننده می تواند براساس مجموع ارزش صادراتی سال 85 و سال بعد از آن اگر حداقل به یکصد هزار دلار برسد در سال آتی عضو بانک اطلاعات صادرکنندگان گردد).

در مورد صادرکنندگان فرش دستباف عضویت در اتحادیه صادرکنندگان فرش ایران یا استان مربوطه الزامی می باشد.

کلیه افراد و شرکتهایی که به عضویت بانک اطلاعات صادرکنندگان درآمده اند می بایست هرگونه تغییرات در اقلام مذکور فرم را به همراه تصویر مستندات به اطلاع سازمان بازرگانی استان برسانند. در هر حال کلیه صادرکنندگان موظف به بروزرسانی اطلاعات پرونده های خود در سه ماهه اول هر سال می باشند. (در این زمینه کلیه سازمان های بازرگانی می بایست مراتب را در فروردین هر سال از صادرکنندگان استعلام نموده و خود نیز بر صحت اقلام قابل کنترل نظارت نمایند)

سازمانهای بازرگانی استانها مکلفند علاوه بر بروزرسانی پرونده های اطلاعاتی صادرکنندگان مندرج در بند 14، در هنگام برخورداری صادرکنندگان عضو بانک اطلاعات از جوایز و یارانه های صادراتی، اعزام هیأتهای تجاری، حضور در نمایشگاه های خارجی و بهره مندی صادرکننده از هرگونه مزایای دیگر، اطلاعات اساسی ذیل را مجدداً بررسی و به روز نمایند و مراتب را کتباً به اطلاع دفتر آموزش و اطلاع رسانی تجارت خارجی نیز برسانند.

1. شماره تلفن ثابت
2. شماره تلفن همراه مدیرعامل (در صورت وجود)
3. شماره نمابر
4. نشانی پستی دفتر اصلی محل فعالیت صادرکننده
5. نشانی پست الکترونیک و وب سایت. (در صورت وجود)
6. تاریخ اعتبار کارت بازرگانی

سازمانهای بازرگانی می بایست پس از دریافت مدارک صادرکنندگان، پرونده متقاضیان را براساس دستورالعملهای ارسالی از سوی سازمان توسعه تجارت ایران به دقت بررسی نمایند و موضوع نقص مدارک و یا عضویت متقاضیان را طی نامه ای به اطلاع صادرکننده برسانند، سپس رونـوشت نامه تـأییدیه عضویت صادرکننده در بانـک اطلاعاتی را همراه با یـک نـسخه از فرم فارسی و لاتین و فرم فهرست اقلام صادراتی  به صورت تایپ شده، ممهور به مهر برجسته سازمان بازرگانی و با مضای رئیس سازمان و معاون توسعه تجارت خارجی حداکثر تا 15 روز بعد به دفتر آموزش و اطلاع رسانی تجارت خارجی ارسال نمایند.

مراحل عضویت پرونده کامل متقاضیانی که قبلاً توسط سازمان بازرگانی استان برای سازمان توسعه تجارت ایران ارسال شده بود توسط این سازمان انجام خواهد شد. همچنین درخصوص متقاضیانی که قبل از این دستورالعمل، موارد نقص پرونده عضویت آنها در بانک اطلاعات صادرکنندگان کشور به سازمانهای بازرگانی استانهای ذیربط اعلام گردیده بود و تا کنون پاسخی از سوی سازمان مربوطه به دفتر آموزش و اطلاع رسانی تجارت خارجی ارسال نگردیده است، مقتضی است فرایند تکمیل پرونده این دسته از متقاضیان توسط سازمان بازرگانی مربوطه براساس دستورالعمل سالی که متقاضی تشکیل پرونده داده است و حائز شرایط آن می باشد اقدام لازم انجام پذیرد.

لازم است مستندات متقاضیان عضو شده در بانک اطلاعات صادرکنندگان، توسط سازمانهای بازرگانی استان بطور کامل ثبت و ضبط گردد تا درصورت نیاز به آگاهی از کم و کیف فرایند عضویت در بانک اطلاعات در اختیار سازمان توسعه تجارت ایران و دیگر دستگاه های نظارتی قرار گیرد لذا نگهداری یک نسخه از فرم فارسی و لاتین و فرم فهرست اقلام صادراتی به صورت تایپ شده ممهمور به مهر برجسته سازمان بازرگانی و با امضای رئیس سازمان و معاون توسعه تجارت خارجی نزد سازمان بازرگانی به همراه سایر مدارک متقاضیان الزامی است.

صحت و سقم اطلاعات مندرج در پرونده متقاضیان عضویت در بانک اطلاعات صادرکنندگان کشور بر عهده سازمانهای بازرگانی استانهای ذیربط می باشد.

دستورالعمل عضویت در بانک اطلاعات صادرکنندگان خدمات فنی و مهندسی، گردشگری و جهانگردی، ICT، فرهنگی و هنری دارای شرایط جداگانه ای می باشد.

دستورالعمل عضویت در بانک اطلاعات صادرکنندگان از تاریخ 1/10/1385 به بعد و نیز فرمهای فارسی ، لاتین و فرم فهرست اقلام صادراتی جهت آگاهی سایر دستگاه ها، تشکلها و صادرکنندگان از طریق وب سایت سازمان توسعه تجارت قابل دسترسی خواهد بود.